一、档案的建立
（一）凡是在培训工作中形成的，能够证明学员参加学习培训、参观考察、实践研修等具有保存价值的文件、原始资料（签到册、教材、讲义、培训登记表、学员需求调查表、试卷）、照片、影像均属保存归档范围。
（二）收集、建立档案材料，负责培训部门的教师和管理人员要做到人人有责、认真对待。在开展培训的各项活动中，要注意形成、收集、积累各种资料。在活动结束后，及时整理归档。
（三）采取项目负责制，即谁负责组织培训活动就由谁建立相关档案。
（四）建立档案时，要在档案封面上注明档案具体内容、存有何种资料和建立档案的时间。
二、档案的管理
（一）每年十二月份，各项目负责人要将本年度已建好的档案材料收集整理，交给档案管理人员，分门别类进行登记存档，统一管理。档案要编制目录、索引等检索手段。逐渐达到档案微缩、存储、查阅的现代化。
（二）培训部门设兼职档案管理员，负责管理本科室的档案资料。力求井然有序，查阅方便、快捷。
（三）归档案卷要符合各种档案的质量要求，遇到质量问题，兼职管理人员要及时向有关领导汇报。
（四）兼职档案人员工作变动时，要办理好档案管理的交接手续。
三、档案的借阅
（一）兼职档案管理人员要积极为领导和相关人员提供其所查阅的文件、材料。
（二）档案中的所有文件和资料原则上不得拿出档案室阅览。特殊情况下，需要把档案资料拿出档案室借阅或复印时，要经领导批准方可进行。
（三）要爱护档案资料，借阅时不得损坏。阅完后，要按照原样整理好放回原处。
（四）加强防范，做好档案的保密保卫工作。注意防火、防盗、防潮湿霉变、破损和虫蛀。
四、档案的销毁
（一）个人不得擅自带走和销毁档案资料。不得长期保存档案原件和积压档案资料。
（二）对失去保存价值的档案资料或因保存时间过长而没有保存意义的档案资料，任何个人不得擅自销毁。须经部门领导集体研究讨论通过、上级部门领导批准，才能当众销毁。
