陕西交通职业技术学院会计档案管理办法
（试行）
第一章 总则
第一条 为了加强会计档案管理，有效保护和利用会计档案，根据《中华人民共和国档案法》和财政部、国家档案局《会计档案管理办法》等有关法律法规，结合学校实际，制定本办法。
第二条 本办法所称会计档案是指学校在进行会计核算过程中接收或形成的，记录和反映学校经济业务事项的会计凭证、会计账簿和财务报告等专业资料, 包括具有保存价值的文字、图表 等各种形式的会计资料，以及通过计算机等电子设备形成、传输和存储的电子会计档案。
第三条 学校会计档案由党政办公室和财务处共同管理。学校党政办公室档案科负责会计档案保管、查阅、销毁工作，财务处票据档案室负责会计档案的立卷、归档、暂管、查阅以及协助销毁等工作。
第四条 党政办公室和财务处要重视会计档案管理工作，指定专人负责会计档案日常管理，明确会计档案管理岗位职责，建立健全会计档案内部控制制度，确保会计档案的安全、完整，严防毁损、散失和泄密。
第五条 学校主要领导和分管会计档案管理部门的校领导共同负责对会计档案工作的指导和监督。
第六条 财务处应指定专职人员负责会计档案管理，档案管理人员负责宣传、贯彻国家关于档案工作的政策、法规，按归档范围和要求定期将应当归档的会计资料整理立卷，做好会计档案 保管工作。
第二章 会计档案的归档范围
第七条 会计档案包括会计凭证类、会计账簿类、财务报告类和其他类，具体如下：
（一）会计凭证类主要为原始凭证、记账凭证、汇总凭证、其他会计凭证。
（二）会计账簿类主要为总账、明细账、日记账、固定资产账、辅助账簿、其他会计账簿。
（三）财务报告类主要为月度、季度、年度财务报告，含会计报表、附表、附注、文字说明及其他财务报告。
（四）其他类主要为银行存款余额调节表、银行对账单、职工工资发放表、财务规章制度以及其他应保存的会计专业资料、会计档案移交清册、会计档案保管清册、会计档案销毁清册等。
第八条 学校应利用计算机、网络通信等信息技术手段管理会计档案，并加强对电子会计档案的管理。
第九条 同时满足下列条件，且属于归档范围的电子会计资料，可仅以电子档案形式保存。
（一）来源真实有效，由计算机等电子设备形成和传输；
（二）使用的会计核算系统能够准确、完整、有效接收和读取电子会计资料，能够输出符合国家标准归档格式的会计凭证、会计账簿、财务会计报表等会计资料，并设定了经办、审核、审批等必要的审签程序；
（三）使用的电子档案管理系统能够有效接收、管理和利用电子会计档案，符合电子档案的长期保管要求，并建立了电子会计档案与关联的纸质会计档案的检索关系；
（四）能够采取有效措施，防止电子会计档案被篡改；
（五）建立电子会计档案备份制度，能够有效防范自然灾害、意外事故和人为破坏的影响；
（六）形成的电子会计资料不属于具有永久保存价值或者其他重要保存价值的会计档案。
第十条 学校从外部接收的电子会计资料，附有符合《中华人民共和国电子签名法》规定的电子签名，且同时满足本办法第八条规定条件的，可仅以电子形式归档保存，形成电子会计档案。
第三章 会计档案的整理立卷
第十一条 会计档案的整理程序。财务处会计人员按照会计基础工作规范的要求，对会计凭证、会计账簿、会计报表和其他会计资料进行审核，相关人员（审核人员、复核人员、出纳人员）在办理完审核、复核及收付款手续后在凭证上签字或盖章，在会计业务月度结账后两个月内，将内容真实可靠、填制规范完整的会计资料，移交财务处专职档案管理人员，按归档范围和要求进行整理、立卷、装订成册，编制会计档案保管清册。装订成册的会计档案封面应用黑色签字笔书写，禁止使用圆珠笔、铅笔等，并加盖会计机构负责人、会计主管、经办会计、装订人签章等，封底内页加盖骑缝章。
第十二条 会计凭证的整理立卷。会计凭证案卷封面应注明单位名称、年度、月份、册数、记账凭证的起讫编号、张数、保管期限，凭证内页应按顺序逐一编号。其中，记账凭应连同所附原始凭证、凭证汇总表，按照相关规定规范装订。
第十三条 会计账簿的整理立卷。会计账簿应按照账簿种类按年分别立卷，一本为一册。会计账簿案卷封面应注明单位名称、账簿名称、所属年度、账簿页数、保管期限，并加盖会计主管、记账人员签章，账簿末页粘贴备考表，检查人、立卷人签字。
第十四条 财务报告的整理立卷。年度财务报告应装订一本为一卷，决算审核意见书、审计报告等应分别附在该期财务报告中一起装订，卷内须逐页顺序编写页码。财务报告案卷封面应写明单位名称、报表名称、所属年度、卷内张数、保管期限，并加盖学校负责人、会计机构负责人、会计主管、制表人签章，末页粘贴备考表，检查人、立卷人签字，封底内页加盖骑缝章。
第十五条 会计资料的整理要求。会计人员对其他类会计档案要认真收集、审查，档案管理人员要认真核对、鉴定并分别进行整理立卷，案卷封面应写明单位名称、资料名称、所属年度、卷内张数、保管期限、档号，并加盖会计机构负责人、会计主管、检查人、立卷人签章。
第四章 会计档案的保管、查阅和销毁
第十六条 在会计年度终了后，应编制会计档案保管清册，暂存财务处档案室保管三年。暂管期间应当符合国家有关档案管理规定条件和要求，且出纳人员不得兼管会计档案。期满后，编制会计档案移交清册，按照归档要求和标准，由财务处档案室移交党政办公室档案科统一保管。交接会计档案时，双方应按照移交清册逐项交接，并由交接双方的部门负责人员负责监交。交接完毕后，交接双方经办人和监交人应当在移交清册上签名或者盖章。移交后的纸介质会计档案，应当保持原卷册的封装，个别需拆封重新整理的，学校党政办公室档案科应当会同财务处有关经办人员共同拆封整理。
第十七条 上述会计档案包括纸质会计档案、电子会计档案及其元数据、会计档案备份数据、特殊格式电子会计档案与其读取平台等会计档案。
第十八条 会计档案应按类别分柜存放，每类会计档案按年度顺序依次排列，以便查找和利用。
第十九条 严格执行安全保护制度，配置防火、防盗、防潮、防虫、防鼠等设备设施。
第二十条 严格按照国家法律法规利用会计档案，建立健全档案利用制度。会计档案一般不外借。党政办公室档案科保存的会计档案，如确须借阅、复制时必须经财务处、分管财务工作的校领导书面同意，且财务处人员一同前往查阅。有关人员在进行会计档案查阅、复制时严禁篡改、污损、破坏会计档案。
第二十一条 档案管理人员应按规定建立会计档案查、借阅登记簿，具体内容应包括查、借阅人的部门、姓名，查阅或复印的日期，查阅或复印的内容及其所属会计期间及利用目的。
第二十二条 学校各部门因业务工作需要，到财务处档案室查阅或复印本部门会计档案资料，需填制查阅审批单，注明申请查询部门、申请时间、查询事项、经办人、会计查账凭证信息及会计签章，经财务部门负责人审批后进行查阅。档案管理人员需做好查阅登记工作。
第二十三条 学校财务处会计人员因工作业务需要，到财务处档案室查询、借阅会计档案，一般不得带离档案室，如确有必要将档案带出档案室，须经档案管理人员登记后方可带出，且应当日归还。借用期限超过当日的，须经财务部门负责人批准。
第二十四条 学校外部人员因业务工作需要到财务处档案室查阅或复印会计档案资料，须携带单位公函，经学校分管财务工作的校领导、财务部门负责人批准后，方可查阅。查阅已移交至学校党政办公室档案科的会计档案，应执行学校档案查阅档案相关规定。
第二十五条 会计信息（电子）资料查询。相关会计信息资料查询应事先履行审批手续，本年度信息查询由主管会计办理， 跨年度及复杂（电子）资料的查询由财务处档案主管科室负责人办理。
第二十六条 会计档案保管期限分为永久、定期两类。定期一般为 10 年至 30 年。会计档案保管期限从年度终了后第一天算起。
第二十七条 保管期满的会计档案，按以下程序销毁：
（一）由党政办公室会同财务处提出销毁意见，报学校分管档案、财务工作的校领导和主要领导书面同意后，学校党政办公室、财务处、审计处、纪律检查室等部门对已到保管期限的会计档案进行鉴定，并出具会计档案鉴定意见书。
（二）学校党政办公室档案科编制会计档案销毁清册，列明拟销毁会计档案的名称、卷号、册数、起止年度、档案编号、应保管期限、已保管期限和销毁时间等内容，档案管理经办人和会计档案经办人签字确认。
（三）学校主要领导和分管档案、财务的校领导、党政办公室和财务处负责人在销毁清册上签署意见。
（四）销毁会计档案时，应由党政办公室、财务处共同组织会计档案销毁工作，学校审计处、纪律检查室等有关部门指派工作人员负责监销。
（五）监销人在销毁会计档案前，应当按照会计档案销毁清册上所列内容清点核对所要销毁的会计档案。销毁后，应当在会计档案销毁清册上签名确认，并由监销部门共同出具监销情况书面报告呈分管财务、档案工作的校领导。档案销毁清册与鉴定意见书、监销报告一并归档，永久保存。
（六）保管期满但未结清的债权债务，原始凭证和涉及其他未了事项的原始凭证，不得销毁，应当单独抽出立卷，保管到未了事项完结时为止。单独抽出立卷的会计档案，应当在会计档案销毁清册和会计档案保管清册中列明。正在建设期间的项目会计资料，其保管期满的会计档案不得销毁。
第二十八条 学校各类电子会计档案的收集、整理、保管、利用和鉴定销毁严格按《财政部国家档案局令第 79 号会计档案管理办法》办理。
第二十九条 预算、计划、制度等文件材料，应当执行文书档案管理办法，不适用本办法。
第三十条 本制度适用于学校一级财务会计档案管理。独立核算的二级非法人单位、独立法人单位参照本办法执行，或结合本单位具体情况制定相应的会计档案管理办法，报财务处备案。独立核算的二级非法人单位、独立法人单位会计档案均应移交学校档案科。
第三十一条 本办法如与国家法律法规及上级规定不符的，从其规定。
第三十二条 本办法由学校财务处、党政办公室负责解释，自印发之日起试行。
